Round Table: Quartalsbriefing für den Aufsichtsrat – Vorbereitung auf Q4

Überblick

• Klaus Jaenecke stellte einen dreistufigen Ansatz für KI-Tools vor: Unternehmenssysteme, geschlossene Datenräume und externe Tools wie ChatGPT
• Aufsichtsräte müssen Szenarioplanung für volatile Märkte implementieren – Klaus empfiehlt 2-3 verschiedene Szenarien statt rollierender Planungen
• Strategieklausuren sollten jährlich über 2 Tage an Produktionsstandorten stattfinden, mit möglicher sekundärer Sitzung bei schnellen Änderungen
• Klaus warnte eindringlich: Aufsichtsräte ohne KI-Kenntnisse werden bis 2030 nicht mehr gebraucht – nur juristische Anforderungen für natürliche Personen schützen vor KI-Ersatz
• ARMID entwickelte “Advisor” – ein Custom GPT speziell für Aufsichtsratsvorbereitung mit vordefinierter Persönlichkeit und Expertenwissen

Budgetplanung und Szenarioentwicklung

• Klaus betonte reduzierte Planungssicherheit durch extreme Marktvolatilität und “Trump-Syndrom” mit schwankenden Supply Chains und Zöllen
• Operative Geschäftsführung sollte in Szenarien denken statt rollierender Planungen – letztere haben signifikanten Zusatzaufwand
• Klaus empfiehlt 2-3 verschiedene Szenarien für mittelgroße Familienunternehmen als praktikable Lösung
• Budgetdiskussion ermöglicht präzise What-if-Analysen zu Supply Chain-Störungen und Marktvolumen-Rückgängen um 10 Prozent
• Sitzungsvorbereitung sollte 1-2 Wochen vor Unterlagenbereitstellung beginnen, nicht ad hoc in der Sitzung

Strategieentwicklung und Strategieklausuren

• Klaus führt Strategietage jährlich im September über 2 Tage an Produktionsstandorten durch – keine virtuellen Sitzungen
• Teilnehmer umfassen Aufsichtsrat, Vorstand und nächste Berichtsebene für Nachfolgeplanung und Talenterkennung
• Klaus etablierte “Excellence Award” vom Aufsichtsrat für beste Präsentation – Preis ist eine Kiste Crémant für das Team
• Zweite Reihe gewinnt fast immer den Award, was Fokussierung auf Themen verstärkt
• Sekundäre Strategiesitzung bei schnell ändernder Welt vereinbar, aber nicht häufiger als zweimal jährlich

Sicherheitslage und Unternehmensresilienz

• Klaus hob zunehmende hybride Kriegsführung durch Sabotagen und Cyberthemen als kritisches Thema hervor
• Deutsche Unternehmen haben Sicherheitsbewusstsein noch nicht ausreichend entwickelt – skandinavische Tochterunternehmen priorisieren es als Thema Nummer 1
• Unternehmen wissen oft nicht, welche Mitarbeiter ehrenamtliche Verwendung im Zivilschutz, THW oder als Bundeswehr-Reservisten haben
• Klaus fordert Verankerung dieser Themen in Informationsordnung mit periodischem Reporting
• Aufsichtsrat muss Themen adressieren, die nicht im operativen Tagesgeschäft aufschlagen

Aufsichtsrat-Effizienzprüfung

• Externe Effizienzprüfungen alle 2-3 Jahre sind teuer und liefern oft ähnliche Standardergebnisse
• Klaus praktiziert 5-Minuten-Fragebogen nach jeder Sitzung via QR-Code mit anonymisierter Auswertung
• Zentrale Frage: “Haben Sie das Gefühl, jeden Tagesordnungspunkt umfänglich bearbeitet zu haben?”
• Unmittelbare Reaktion auf Sitzungsqualität ermöglicht zeitnahe Anpassungen als Vorsitzender
• Formelle Effizienzprüfungen typischerweise zum Jahresende, aber kontinuierliches Feedback effektiver

KI-Disruption von Geschäftsmodellen

• Klaus beschrieb “totale Disruption” durch generative KI in Aufsichtsratsfähigkeiten und Unternehmens-Geschäftsmodellen
• Hyper-Personalisierung ermöglicht Individualisierung auf einen oder wenige Kunden – Customer Journey ändert sich komplett
• Produktionsautomatisierung durch Robotik kombiniert mit Software-Fähigkeiten transformiert produzierende Unternehmen
• Aufsichtsräte müssen Leitmessen besuchen und wichtige Kunden verstehen – “findet nicht im Konferenzraum statt”
• Entwicklungen in Asien überholen deutsche Führungsposition in vielen Domänen mit höherer Geschwindigkeit

KI-Tools für Aufsichtsräte

• Klaus teilte KI-Nutzung in drei Welten: Unternehmenssysteme (Microsoft Copilot), geschlossene Datenräume, externe Tools
• Geschlossene Datenräume (Diligent, Brainloop) entwickeln analytische Fähigkeiten schneller als Gesamt-IT-Architektur
• Externe Tools wie ChatGPT für allgemeine Recherche ohne proprietäre Unternehmensdaten
• Klaus warnte: Wer nicht bereit ist, KI-Tools zu nutzen, hat große Schwierigkeiten bei Mandatserfüllung
• Business Judgment Rule erfordert heute Nutzung verfügbarer KI-Informationsquellen für Haftungsbefreiung

ARMID Advisor und Custom GPTs

• ARMID entwickelte mit spezialisierter Agentur “Advisor” – Custom GPT mit Aufsichtsrats-Persönlichkeit
• System fragt zurück statt automatische Antworten: Sitzungsvorbereitung oder externe Analyse? Verfügbare Zeit?
• Bei 3-4 Minuten Q&A-Zeit liefert 2 präzise Fragen statt umfangreiche Informationen
• Hinterlegt mit Expertenwissen wie Deutschem Corporate Governance Codex
• Klaus betonte: “Ich bin kein IT-Spezialist” – 15 Minuten YouTube-Video reichten für Verständnis

KI-Regulierung und Compliance

• AI Act und 1500 jährliche regulatorische Änderungen international schaffen widersprüchliche Anforderungen
• Klaus empfiehlt Integration in Vorstandsreporting statt separates KI-Reporting-System
• Fokus auf wesentliche Herausforderungen für Unternehmen, nicht auf jeden einzelnen Act
• Individuelle Diskussion zu spezifischen KI-Anwendungen (Visualizer, Konfiguratoren) zielführender als generelles Reporting
• Sensible Unternehmensdaten gehören nicht in private KI-Vorbereitung – nur in geschützte Datenräume

Zukunft der Aufsichtsratstätigkeit

• Klaus prognostizierte: “Aufsichtsräte mit Zuschauersyndrom werden nicht mehr gebraucht”
• Einzige Schranke zwischen KI-Agent und Aufsichtsratstätigkeit: juristische Anforderung natürlicher Personen in Deutschland
• 2030 werden Aufsichtsräte ohne KI-Rüstzeug verschwinden
• Aufsichtsrat muss sich als konstruktiv-kritischer Sparringspartner des Vorstands qualifizieren
• Rolle verändert sich von passivem Zuhörer zu aktivem Berater mit KI-unterstützter Vorbereitung