Gastbeitrag von Wilhelm Würmseer (idgard | uniscon GmbH)

Bei seiner Suche nach einer sicheren Lösung für die digitale Gremienkommunikation entschied sich der VdW Bayern für einen Datenraum-Dienst, der auf einen Confidential-Computing-Ansatz setzt. Dabei war neben einer intuitiven und mobilen Anwendung vor allem ein hohes Sicherheitsniveau ausschlaggebend.

Vor einigen Jahren lief die Gremienarbeit beim Verband bayerischer Wohnungsunternehmen e.V. (VdW Bayern) noch analog. Vorstandsassistentin Heike Krieg erinnert sich lebhaft, wie sie sensible Unterlagen im großen Umfang ausgedruckt und in Sitzungsmappen verteilt oder per Post an die Gremienmitglieder verschickt hat. Dies kostete nicht nur viel Porto, Papier und Toner, sondern vor allem sehr viel Zeit.

Irgendwann folgte ein kurzzeitiger Umstieg auf E-Mail-Versand. Das war zwar etwas komfortabler, aber immer noch nicht optimal. Denn einige tagesaktuelle Dokumente galt es trotzdem noch kurz vor Beginn der Sitzung auszudrucken oder mit kleinen Aktualisierungen zu verschicken. Hinzu kam, dass die zu versendenden Datenmengen teilweise so groß waren, dass einige Mitglieder die Anhänge gar nicht mehr empfangen bzw. herunterladen konnten. „Es stellte sich also die Frage: Wie lässt sich das einfacher, komfortabler und gleichzeitig sicherer gestalten?“, sagt Krieg.

Auf der Suche nach einer sicheren Cloud-Lösung für die digitale Gremienkommunikation

Da im Rahmen der Gremienkommunikation vertrauliche Informationen und sensible Daten (darunter Informationen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen oder strategischen Themen der VdW Bayern-Gruppe) ausgetauscht werden, spielten Datenschutz und Datensicherheit bei der Wahl einer geeigneten Lösung eine übergeordnete Rolle. Hinzu kommt, dass der VdW Bayern als führender Fach- und Interessensverband der bayerischen Wohnungswirtschaft mit mehr als 500 Mitgliedsunternehmen gleichermaßen als Vorbild und Aushängeschild für seine Mitglieder fungiert.

Gesucht wurde daher eine Lösung, die nicht nur mit einem hohen Sicherheitsniveau überzeugt, sondern die auch zukunftssicher, funktional und möglichst intuitiv bedienbar ist. Darüber hinaus sollte der Dienst auch die ortsunabhängige Nutzung mittels Mobilgeräten ermöglichen und so für mehr Flexibilität sorgen.

Höchste Sicherheit in der Cloud dank Confidential Computing

Nach einiger Recherche hat sich der VdW Bayern für einen Kollaborations- und Datenraum-Dienst entschieden, der auf einem Confidential-Computing-Ansatz basiert. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Daten nicht nur bei der Speicherung und Übertragung, sondern auch während der kritischen Phase, nämlich während der Verarbeitung im Klartext, jederzeit geschützt bleiben. Dazu erfolgt die Datenverarbeitung in sicheren, hardwarebasierten Bereichen, die vom Rest des Systems abgeschirmt sind. So haben selbst Betreiber und Administratoren nachweislich zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten.

„Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung bin ich auf idgard aufmerksam geworden, weil es sich explizit an Berufsgeheimnisträger richtet und mit einem hohen Datenschutz- und Sicherheitsniveau punkten kann“, erklärt Christian Fischer, Leiter Servicebereich Digitalisierung und IT beim VdW Bayern. Die hochsicheren Datenräume machen nicht nur den rechtskonformen Austausch und die gemeinsame Nutzung sensibler Dokumente möglich, sondern bieten auch hilfreiche Zusatzfunktionen wie einen PDF-Viewer mit Annotationen, anonyme Abstimmungen, digitale Sitzungsmappen und ein Journal, mit denen sich alle Aktivitäten im Datenraum lückenlos und revisionssicher protokollieren lassen.

Hohe Akzeptanz dank intuitiver Bedienung

Vom Erstkontakt mit der Lösung bis zum Roll-out beim VdW Bayern dauerte es insgesamt nur drei Monate. In dieser Zeit wurde der Dienst auf Herz und Nieren geprüft und dem Verbandsvorstand sowie den Gremienmitgliedern als neues Tool zum sicheren und rechtskonformen Datenaustausch vorgestellt. Außerdem galt es, während der drei Monate auch organisatorische Fragen zu klären, wie etwa die Vergabe der Administratoren- und Nutzerberechtigung sowie die Befugnisse zur Einrichtung und Verwaltung von Datenräumen.

Aufwändige und kostenintensive Schulungen waren nicht nötig: Die hochsicheren Datenräume lassen sich ohne Installation ganz einfach im Browser nutzen. Zusätzlich stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung, die den ortsunabhängigen Zugriff auf die hinterlegten Daten gewährleisten – ein Punkt, der dem VdW Bayern neben dem Sicherheitsaspekt besonders wichtig war. Denn: Nahezu alle Gremienmitglieder nutzen idgard auf mobilen Geräten. Dementsprechend gut wurde die Lösung angenommen, verrät Christian Fischer: „Bei der Integration gab es keine Schwierigkeiten, da sich der Dienst komfortabel und intuitiv nutzen lässt. Nach den ersten ein bis zwei Sitzungen hatten sich alle Gremienmitglieder daran gewöhnt – auch weniger technikaffine Kollegen konnten wir so problemlos abholen.“

Das Ausdrucken und postalische Versenden von Dokumenten kann sich Heike Krieg seitdem sparen. Nun erfolgt der Austausch der Unterlagen einfach digital, und alle Nutzer erhalten eine Mitteilung, sobald eine neue Version bzw. ein neues Dokument bereitliegt. Die Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen geht so wesentlich schneller von der Hand. „Gerade in dieser schnelllebigen Zeit werden die zu bewältigenden Aufgabenberge immer größer. Daher ist man dankbar, wenn an anderer Stelle Zeit und Ressourcen eingespart werden können“, so Heike Krieg.

Fazit: Confidential Computing ermöglicht sichere Gremienarbeit

Mit dem hochsicheren Datenraum-Dienst auf Confidential-Computing-Basis hat der VdW Bayern eine sichere, mobile und intuitiv bedienbare Cloud-Lösung für die digitale Gremienkommunikation gefunden, die sich bei den Mitgliedern schon bald großer Beliebtheit erfreute. Von besonderer Bedeutung ist vor allem das hohe Sicherheitsniveau. Unbefugte Zugriffe auf die gesicherten Datenräume, sowohl von Außenstehenden als auch vom Cloud-Betreiber selbst, sind zu jeder Zeit zuverlässig ausgeschlossen. So steht dem sicheren und rechtskonformen Datenaustausch auch auf dieser Ebene nichts mehr im Weg.

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Wann: 24. Oktober 2023, 10:00 bis 11:00 Uhr

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Autor: Wilhelm Würmseer studierte Germanistik in München und war im Anschluss in verschiedenen IT-Redaktionen tätig. Nach einem kurzen Abstecher in die Welt der PR-Agenturen verantwortet er seit 2017 den Bereich Unternehmenskommunikation bei der TÜV-Süd-Tochter idgard | uniscon GmbH, einem Münchner Anbieter von hochsicheren Cloud-Collaboration-Lösungen für Unternehmen.